¿Cómo organizar un evento cultural?

Saber cómo organizar un evento cultural exitoso es esencial para impresionar a todos los asistentes e impulsar el potencial artístico de aquello que se busque transmitir o representar: una obra de teatro o danza, un concierto, un recital de poesía, una muestra gastronómica…

Afortunadamente, a lo largo del siguiente artículo te contamos todo lo que necesitas saber para preparar un evento para el recuerdo que supere todas las expectativas. Desde la planificación del evento hasta su promoción, pasando por los recursos técnicos esenciales y otros muchos elementos clave. ¡Toma nota!

¿Cómo se organiza un evento cultural?

El primer paso para organizar cualquier acto es, ni más ni menos, tener claro el concepto o tipo de evento cultural que deseas realizar. Es decir, la idea central del proyecto.

Esto es imprescindible, ya que condiciona todos los aspectos de la planificación, los pasos posteriores para preparar el proyecto y desarrollarlo y qué recursos económicos y materiales necesitas para hacerlo realidad.

Además, es importante diseñar un presupuesto pormenorizado que refleje de forma realista tanto los fondos disponibles como el coste aproximado de cada elemento: alquiler de espacios, catering, equipos audiovisuales, servicios, honorarios de los artistas y técnicos…

Pero esto solo es la punta del iceberg. En el siguiente punto te mostramos más en profundidad cómo controlar cada pata del proyecto y qué instrucciones debes seguir para organizar un evento paso a paso.

Cómo organizar un evento cultural paso a paso

1. Establece el objetivo del evento

Como ya hemos indicado anteriormente, el primer factor que debes considerar para organizar un evento cultural es definir cuál será su propósito, ya que el tipo de acto y su escala determinarán los materiales necesarios para su realización, como será su promoción, el coste total y demás detalles: un festival de cine, una exposición de arte, una celebración religiosa, etc.

Para dejar registro de toda esta información, te recomendamos redactar un informe (o briefing) que aglutine los datos y detalles más importantes del evento.

2. Calcula el presupuesto

Antes de planificar el acto, es necesario determinar los fondos disponibles para su celebración. Es decir, cuánto dinero puedes gastar en total.

Organizar un evento cultural de cierta magnitud es bastante caro, debido al gran número de medios materiales y profesionales involucrados (personal de seguridad, realización, transporte, etc.) Por no hablar del alquiler del espacio o los honorarios de los músicos, actores y demás artistas.

Con el fin de tener un control más exhaustivo de los fondos disponibles, te recomendamos plasmar el presupuesto aproximado y los costes en un documento.

Asimismo, te recomendamos diseñar el presupuesto con cierto margen para cubrir imprevistos, ya que los precios de determinados materiales y servicios pueden variar según la época del año, la demanda y demás

3. Planifica el evento

Tras decidir el tipo de acto y calcular el coste aproximado de su celebración, llega el momento de organizar la velada.

Esta es una operación bastante compleja, por lo que te recomendamos dividir cada tarea en trabajos más cortos y específicos, y asignarlas entre los miembros del equipo organizador.

Aunque la planificación será ligeramente distinta según el tipo de evento, existen ciertos aspectos bastante relevantes a considerar en este punto:

• Selecciona la fecha y el lugar: asegúrate de elegir una fecha conveniente para el público del evento y reserva un lugar adecuado para el mismo.
• Diseña el programa: planifica las diferentes actividades del evento y en qué horario se desarrollarán.
• Contrata artistas y proveedores: si tu evento requiere la participación de artistas, músicos, actores u otros profesionales, asegúrate de contratarlos con la suficiente antelación. También necesitarás proveedores para determinados servicios (sonido, iluminación, catering, etc.)

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4. Promociona el evento

Para que tu acto reúna al mayor número de asistentes posible y tenga mucha más repercusión, necesitarás promocionarlo por los canales adecuados.

Actualmente, una de las mejores formas de hacer promoción es a través de publicaciones y anuncios pagados en redes sociales. Normalmente, las que mejor encajen con el perfil del público objetivo del evento.

Sin embargo, existen otras muchas formas: correo electrónico, carteles, publicidad en medios de comunicación, etc.

5. Prepara el espacio y lleva a cabo el evento

Los días previos a su celebración, empieza a organizar el evento asegurándote de que todo esté listo y de que los miembros de tu equipo sean conscientes de sus asignaciones.

Cuando comience el evento, tu prioridad como responsable será ofrecer una experiencia satisfactoria a los asistentes, asegurarte de que todo funcione correctamente y resolver cualquier imprevisto de forma adecuada y en el menor tiempo posible.

¿Hay alguna diferencia con la organización de un evento cultural tradicional?

En la actualidad, el auge de las redes sociales y los dispositivos móviles ha cambiado para siempre la forma de disfrutar y organizar eventos.

Estos cambios tecnológicos no solo proporcionan una mayor calidad de los contenidos audiovisuales, sino también una participación mucho más activa del público, que puede interactuar a través de su móvil, ordenador, o tablet. Por ejemplo, escaneando un código QR para obtener más información sobre un cuadro, una escultura, un acontecimiento histórico, etc.

Además, todos los miembros de la organización pueden comunicarse entre ellos de forma mucho más rápida y cómoda y solucionar determinados fallos o errores con solo un par de clics, entre otras muchas facilidades.

En definitiva, los eventos actuales son mucho más fáciles de organizar hoy en día, debido a la amplia variedad de recursos tecnológicos y su gran accesibilidad. De hecho, para muchos eventos, se suele recurrir a empresas que ofrecen servicio de alquiler de tablets, alquiler de iPads y otros muchos dispositivos.

Y así, damos por finalizado el artículo. Esperamos que te haya resultado interesante, pero sobre todo, útil para saber cómo organizar un evento cultural y cuidar hasta el último detalle.

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