Descubre todo sobre los eventos híbridos y cómo los puedes aprovechar

Los eventos híbridos se definen como aquellas reuniones que se celebran de forma física, pero también se transmiten de a través de plataformas online.

Estos eventos no son nuevos y -con toda seguridad- has participado en alguno, pero se han convertido en una propuesta infalible en la actualidad.

Está modalidad de organización permite a las empresas tener una mayor participación de asistentes, sin que tengan que dirigirse hacia el lugar del evento. Asimismo, permite una mayor interacción entre los participantes.

Otra ventaja de los eventos híbridos es brindar contenido de calidad y dinámico que sea de valor para el público objetivo.

Para acceder a un evento híbrido es necesario disponer de conexión a Internet y un equipo para visualizar lo que ocurre en evento, ya sea una trasmisión de streaming o cualquier información disponible en la plataforma del evento, en Padinthecity puedes alquilar iPads o Tablets para ofrecerlos a quienes serán los invitados al evento. También para el equipo organizador puedes alquilar ordenadores portátiles para hacer la gestión del evento híbrido desde la visión del administrador de la plataforma.

De este modo, aquellas personas que se sumaron virtualmente al evento vivirán la misma experiencia de las personas que se encuentran físicamente.

Tipos de eventos híbridos

Existen tres tipos de eventos híbridos, los cuales han triunfado en los últimos años.

En primer lugar, se encuentran las conferencias. Estas reuniones permiten que las personas se informen, discutan y analicen algún tema específico durante una o varias ponencias.

Otro evento muy común son los lanzamientos de productos. Con los eventos híbridos las empresas no han parado de presentar sus novedades, señalando las características y funcionalidades de los productos en directo.

Por último, se encuentran las ferias. Se trata de espacios virtuales que simulan ser un stand, donde los clientes observan los productos y servicios de la empresa en cualquier momento del día.

Eventos híbridos para empresas

Los eventos híbridos para empresas son una herramienta que les han permitido mantenerse vigentes en el mercado, con la presentación de sus productos y las interacciones con clientes y seguidores.

Un ejemplo de esto son empresas como Apple, Huawei, Samsung, Twitch y HubSpot; que han utilizado esta modalidad para continuar ofreciendo experiencias únicas a sus seguidores.

Detrás de la organización de los eventos híbridos, es necesario destacar tres fases: antes, durante y después del evento.

Antes del evento

En esta fase de los eventos híbridos para empresas, se planifica cómo se desarrollará la actividad.

Es necesario definir qué se logrará con el evento, elegir una fecha, definir el tema del evento y definir el presupuesto que se destinará para la reunión.

Por otra parte, es necesario definir cuál será la plataforma tecnológica para transmitir el evento híbrido, tomando en cuenta la naturaleza del evento, las necesidades de la empresa y su público.

También es necesario grabar contenido audiovisual de asistencia técnica, para ofrecer una guía a los participantes con problemas para ingresar al evento.

Además, se debe diseñar un plan de marketing que ofrezca contenido relevante relacionado con el evento que motive a las personas a asistir.

De igual forma, se necesita un sistema sencillo y ágil para el registro de los participantes.

Durante el evento

El día del evento es preciso que el equipo esté enfocado en ayudar a los participantes a ingresar, ya que no todos están familiarizados con la tecnología de los eventos híbridos.

Por ende, hay que estar atentos a cualquier vía de comunicación para ofrecerles la ayuda que necesitan en cualquier momento.

Una vez comience el evento, es necesario iniciar la grabación de la actividad. Esto te permite ofrecerlo como contenido exclusivo a las personas que no asistieron o a los inscritos que deseen disfrutarlo de nuevo.

Otro aspecto que se debe atender es animar a los participantes para que interactúen con los ponentes, ya sea para resolver alguna duda o hacer acotaciones con respecto al evento y la temática.

Recuerda que la interacción es un aspecto vital para medir el éxito que tiene el evento.

Después del evento

Al terminar el evento, es importante agradecer a las personas por su participación en la reunión.

También puedes comunicarte con quienes se registraron y no pudieron ingresar al evento para preguntarles si desean tener la grabación y disfruten del evento.

Por otra parte, es fundamental analizar el nivel de participación que tuvo el evento de la empresa, para observar qué reformas se deben realizar para próximas ocasiones.

Puedes reforzar ese estudio pidiendo la opinión de los espectadores para conocer su punto de vista sobre cuáles fueron los pros y contras del evento.

Listado de Plataformas para eventos híbridos

Este es el listado de plataformas para organizar eventos híbridos para empresas:

• Spot me
• Eventmobi
• Airmeet
• VFairs

Te comentamos información general sobre cada una de estas plataformas de eventos híbridos:

Spot me

Spot me es una plataforma para eventos híbridos ideal para las empresas.

Permite que las personas registradas para el evento disfruten del contenido en vivo o grabado.

De igual forma, cuenta con agendas personalizadas y un programa ideal para sesiones de trabajo, que permite la gamificación.

Eventmobi

Otra alternativa para el desarrollo de tu evento híbrido es Eventmobi, una plataforma con buenos recursos para planificar y llevar a cabo el proyecto.

Como parte de sus características permite un registro agradable para los participantes, tiene un tablero de redes sociales y admite la integración con otras aplicaciones como HubSpot y Salesforce.

Además, tiene un acceso controlado de participantes según su tipo de boleto, así como una gestión de email marketing y de pago eficiente.

Airmeet

Airmeet es otra plataforma para eventos híbridos ideal para cualquier corporación.

Cuenta con un salón para que los participantes interactúen mientras ingresan al evento. Asimismo, incluye una agenda que señala los eventos que se están realizando y sus horarios.

Por otra parte, permite que los anfitriones tengan la posibilidad de comunicarse tras la pantalla mientras se está en directo, con el fin de para atender cualquier eventualidad con la planificación.

Una ventaja que no puede pasar desapercibida es que ofrece su servicio gratis para eventos con hasta 100 invitados.

Así que si tienes inconvenientes para pagar una membresía, esta es la alternativa ideal para tu evento híbrido.

VFairs

VFairs es la opción para aquellas empresas que buscan organizar una feria o lanzamiento de productos.

Tiene un stand virtual donde se muestran documentos, catálogos y material audiovisual de los productos y servicios de la empresa.

Asimismo, permite que los participantes puedan descargar el contenido.

Se caracteriza por solo ofrecer información al público, más no se puede interactuar con las personas dentro de la feria.