Cómo hacer una conferencia con Zoom
Hace apenas unos años, saber cómo hacer una conferencia con Zoom era algo que pocos sabían y solo usuarios muy puntuales necesitaban hacerlo con regularidad.
Sin embargo, a partir de la implantación masiva del teletrabajo, las videoconferencias se hicieron presentes en nuestras vidas y —desde entonces— son utilizadas con mucha frecuencia.
En Padinthecity puedes alquilar ordenadores portátiles con Zoom para tus eventos, reuniones virtuales o cualquier otro uso que quieras darle a esta solución, también tienes la opción de instalar el software que requieras, sin ninguna limitación.
Si deseas usar Zoom para hacer conferencias, aquí tienes los consejos que necesitas saber para que todo salga como esperas y seas un experto en este tipo de herramientas.
Cómo hacer una conferencia usando Zoom
Zoom es una de las mejores herramientas para el trabajo remoto. Es una excelente manera de colaborar con personas de todo el mundo sin límites geográficos.
Los pasos a continuación te ayudarán a comprender cómo usar Zoom para tus reuniones virtuales.
- Crea una cuenta gratuita en Zoom. Para ello debes registrarte en su página web (www.zoom.us), dar tu correo electrónico, crear un usuario y establecer una contraseña.
- Ingresa a Zoom con tu cuenta, haz clic en “Anfitrión”, desde donde podrás organizar una reunión con video, sin video activado o solo compartiendo una pantalla. Selecciona la opción de tu preferencia.
- Luego, debes pulsar “Iniciar reunión” para que se genere la sala virtual donde recibirás a tus invitados.
- Ya desde la sala, puedes comenzar a agregar personas a tu reunión. Para ello pulsa sobre “Participantes” y luego en “Invitar”.
- Podrás invitar personas enviando la convocatoria a su correo electrónico o directo a su usuario en Zoom.
Si utilizas la cuenta gratuita, podrás realizar reuniones virtuales con un máximo de 100 personas por 40 minutos.
En caso de que tus necesidades sean otras, tendrás que optar por los planes de pago que ofrece la plataforma para utilizar Zoom para conferencias.
Los planes de la solución para conferencias Zoom se pueden pagar de forma mensual o anual.
En la actualidad, tienes cuatro opciones:
- Zoom Basic: Para reuniones de hasta 100 asistentes con límite de tiempo de 40 minutos, tres pizarras y mensajería/chat.
- Zoom PRO: Para reuniones de hasta 100 participantes, 30h de límite de tiempo, grabación, tres pizarras, mensajería vía chat durante la conferencia, por 13,99€ mensual por usuario, también se puede hacer anual y lleva un descuento asociado que equivale a pagar 10 mensualidades por el uso de 12 meses.
- Zoom Business: Reuniones de hasta 300 participantes, 30 horas de límite de tiempo, pizarras ilimitadas, mensajerías y otras funciones, por 18,99€ por usuario al mes. Se puede contratar anual y zoom aplica un descuento sobre esta tarifa.
- Zoom Enterprise: Reuniones de hasta 1000 participantes con un precio que se debe solicitar personalizado.
Si necesitas una solución a gran escala que se ajuste a tu evento, deberás entrar en contacto con ellos para solicitar un presupuesto que responda a tus particularidades o contratar los planes Pro o Business.
Beneficios de usar Zoom para su próxima reunión o conferencia
Zoom tiene una variedad de funciones que lo convierten en algo más que un simple software de videoconferencia.
Al hacer una conferencia con Zoom y crear un usuario gratuito, obtendrás acceso inmediato a las siguientes funciones:
- Zoom chat: Gracias a esta función cada uno de los presentes en tu reunión virtual, tendrás la posibilidad de escribir en un chat online, facilitando la participación durante el encuentro.
- Presentación de Zoom: Los usuarios pueden compartir sus pantallas durante la reunión y anotar diapositivas en tiempo real.
- Pizarra: ¿Necesitas hacer algún boceto o trabajar en una sesión de tormenta de ideas? Gracias a la pizarra de Zoom podrán trabajar como si estuvieran en un salón de reuniones presenciales.
- Grabación de llamadas de Zoom: Esta función graba todas las reuniones que realices en la plataforma, ideal como documento y para verlas las veces que desees.
- Multiplataforma: Zoom se puede usar en cualquier dispositivo con conexión a Internet, lo que significa que puedes usarlo en tu ordenador, tablet o móvil mientras viajas o andas por tu ciudad.
Por supuesto, estas funcionalidades se amplían y se añaden otras cuando optamos por el servicio de pago para conferencias con Zoom.
¿Cómo grabar una conferencia en zoom?
Debes usar la opción de “grabación de llamadas de zoom”, según el plan que tengas lo tendrás disponible.
También existen herramientas específicas fuera de zoom para grabar la pantalla y audio del equipo, cada una de ellas específica según la tecnología del que estés usando para conectarte a la conferencia, y sea ordenador Windows, Mac, iPhone, iPad, Tablet o Móvil Android, entre otros.
6 pasos importantes para planificar tu conferencia
Ya que estamos aquí, deseamos regalarte unos consejos para que planifiques y crees tu conferencia de la mejor forma.
Planear una conferencia puede ser una tarea abrumadora. Hay muchas cosas a considerar, y puede ser difícil hacer un seguimiento de todo por su cuenta.
El primer paso es definir muy bien el tipo de evento que deseas organizar. Estableciendo cuáles son los objetivos de este y la mecánica de participación que implementarás durante el mismo.
Durante ese primer momento, deberías establecer el día y la hora que realizarás el evento.
En segundo lugar, es necesario establecer y trabajar con un presupuesto aproximado para el evento, procurando hacer las correcciones necesarias para evitar salirte de ese presupuesto.
Ahora llega uno de los pasos más importantes: Establecer el tema de la conferencia y cuál será el enfoque que deseas darle durante tu encuentro.
El cuarto paso es seleccionar oradores, expositores y patrocinadores para su evento.
En cuanto a los presentadores del tema, lo mejor es contar con varias opciones, pues dependerás de las agendas de cada uno de ellos y esto podría poner en peligro tu planificación.
El quinto paso es uno de los más importantes y laboriosos: ¿Cuál será la estrategia?
¿Cuál es la duración del evento? ¿Será virtual, presencial o mixto? ¿Cuál es el aforo del sitio de la conferencia? ¿Cuántas personas vendrán? ¿A qué hora deben llegar? ¿A qué hora deben partir? Son algunas de las preguntas que debes responder.
Y finalmente, el sexto y último paso en la planificación de tu conferencia es asegurarse de tener toda su documentación en orden para que pueda obtener la aprobación de las partes necesarias, como agencias gubernamentales, departamentos de bomberos, etcétera.
¿Estás organizando algún evento y necesitas hacer alguna transmisión en directo por Internet?, hacerlo con Zoom puede ser tu solución.